As empresas que realizam adiantamentos em moeda estrangeira, para o pagamento de despesas de viagem dos funcionários ou diretores a serviço da empresa, deverão contabilizar estes valores devidamente convertidos para a moeda nacional corrente com base na cotação vigente na data da aquisição.

Tais operações não devem ficar como “vale” em caixa, e sim, serem devidamente contabilizadas, para controle. No caso da disponibilização dos recursos ser realizada em data posterior à aquisição da moeda estrangeira, cabe a este montante a atualização com base na variação cambial ocorrida no período em questão sendo a diferença devidamente contabilizada nas contas de variação cambial no grupo de resultado.

REGISTRO CONTÁBIL

Exemplo:

Diretor de uma empresa recebeu, a título de adiantamento de viagens, o valor de US$ 2.000,00 para pagamento de suas despesas na viagem realizada ao exterior. A moeda foi comprada e disponibilizada ao viajante na mesma data à cotação de R$ 1,80.

Quando do seu retorno, foi apresentado o relatório e os comprovantes de despesas no valor de US$ 1.200,00, restituindo à empresa US$ 800,00. A moeda no dia do acerto de contas estava cotada em R$ 1,70. Assim teremos a contabilização:

1. Pelo registro do adiantamento:

D - Adiantamento para Despesas de Viagens (Ativo Circulante)
C - Caixa (Ativo Circulante)
R$ 3.600,00 = (US$ 2.000,00 x R$ 1,80)

2. Pelo registro da prestação de contas quando do retorno:

D - Despesas de Viagens (Conta de Resultado)
C - Adiantamento para Despesas de Viagens (Ativo Circulante)
R$ 2.040,00 (US$ 1.200,00 x R$ 1,70)

3. Pela restituição do saldo não utilizado:

D - Numerário em Moeda Estrangeira (Ativo Circulante)
C - Adiantamento para Despesas de Viagens (Ativo Circulante)
R$ 1.360,00 (US$ 800,00 x R$ 1,70)

4. Pela variação da moeda:

D - Variação Cambial Passiva (Conta de Resultado)
C - Adiantamento para Despesas de Viagens (Ativo Circulante)
R$ 200,00 (R$3.600,00 - R$ 3.400,00)

Caso o valor do relatório de despesas apresentasse um valor de US$ 2.200,00, a empresa teria que reembolsar ao diretor US$ 200,00, referente as despesas excedentes; neste caso, teremos os seguintes lançamentos contábeis:

1. Pelo registro do adiantamento:

D - Adiantamento para Despesas de Viagens (Ativo Circulante)
C - Caixa (Ativo Circulante)
R$ 3.600,00 = (US$ 2.000,00 x R$ 1,80)

2. Pelo registro da prestação de contas quando do retorno:

D - Despesas de Viagens (Conta de Resultado)
C - Adiantamento para Despesas de Viagens (Ativo Circulante)
R$ 3.740,00 (US$ 2.200,00 x R$ 1,70)

3. Pelo pagamento do excedente:

D - Adiantamento para Despesas de Viagens (Ativo Circulante)
C - Caixa (Ativo Circulante)
R$ 340,00 (US$ 200,00 x R$ 1,70)

4. Pela variação da moeda:

D - Variação Cambial Passiva (Conta de Resultado)
C - Adiantamento para Despesas de Viagens (Ativo Circulante)
R$ 200,00 (R$3.940,00 - R$ 3.740,00)