É praxe as empresas adiantarem valores para despesas de viagem aos funcionários ou diretores que viajem a serviço da empresa.

Tais operações não devem ficar como “vale” em caixa, e sim, serem devidamente contabilizadas, para controle.

REGISTRO CONTÁBIL

Exemplo:

Diretor de uma empresa recebeu, a título de adiantamento de viagens, o valor de R$ 2.000,00 para pagamento de suas despesas.

Quando do seu retorno, apresentou o relatório e os comprovantes de despesas no valor de R$ 1.200,00, restituindo à empresa R$ 800,00 em dinheiro:

1. Pelo registro do adiantamento:

D - Adiantamento para Despesas de Viagens (Ativo Circulante)
C - Caixa (Ativo Circulante)
R$ 2.000,00

2. Pelo registro da prestação de contas quando do retorno:

D - Despesas de Viagens (Conta de Resultado)
C - Adiantamento para Despesas de Viagens (Ativo Circulante)
R$ 1.200,00

3. Pela restituição do saldo não utilizado:

D - Caixa (Ativo Circulante)
C - Adiantamento para Despesas de Viagens (Ativo Circulante)
R$ 800,00

Caso o valor do relatório de despesas apresentasse um valor de R$ 2.600,00, a empresa teria que reembolsar ao diretor R$ 600,00, referente aos gastos excedentes; neste caso, teremos os seguintes lançamentos contábeis:

1. Pelo registro do adiantamento:

D - Adiantamento para Despesas de Viagens (Ativo Circulante)
C - Caixa (Ativo Circulante)
R$ 2.000,00

2. Pelo registro da prestação de contas quando do retorno:

D - Despesas de Viagens (Conta de Resultado)
C - Adiantamento para Despesas de Viagens (Ativo Circulante)
R$ 2.000,00

3. Pelo reembolso do valor excedente:

D - Despesas de Viagens (Conta de Resultado)
C - Caixa (Ativo Circulante)
R$ 600,00