Dos vários livros usados pelas empresas, vamos mencionar apenas os utilizados para a contabilização dos Fatos Administrativos, bem como dos Atos Administrativos relevantes (aqueles que podem provocar alterações futuras no Patrimônio).

Os principais livros utilizados pela Contabilidade são:

- Livro Diário
- Livro Razão 
- Livro Contas
- Conta - correntes
- Livro Caixa

 LIVRO DIÁRIO

O   Diário é um livro obrigatório. Seu uso está previsto na Legislação Comercial   (artigo 11 do Código  Comercial   Brasileiro – Lei nº 556 de 25/06/1850, na Legislação Tributária, bem como nas   Normas Brasileiras de Contabilidade.

No Diário são lançados dia a dia todos os acontecimentos que ocorrem na empresa e que provocam modificações no Patrimônio (Fatos Administrativos), bem como aqueles que possam vir a modificar futuramente o Patrimônio (Atos administrativos relevantes).

Por ser obrigatório, o Diário está sujeito às formalidades extrínsecas e intrínsecas.

Formalidades extrínsecas (ou externas): o livro Diário deve ser encadernado com folhas numeradas seguidamente. Deve conter, também, os Termos de Abertura e encerramento, ser submetido à autenticação no órgão competente do Registro do Comércio; quando se tratar de empresa civil. No Registro Civil de Pessoal Jurídicas ou no Cartório de Registro de Títulos e Documentos.

Os Termos de abertura e de Encerramento devem ser lavrados (transcritos), respectivamente, na primeira e na última página do livro Diário, na mesma data e antes de se iniciar a Escrituração. 

Formalidades intrínsecas (ou internas): estão relacionadas à Escrituração, que no Diário, será completa, em idioma e moeda corrente nacionais, em forma mercantil, com individualização e clareza, ordem cronológica de dia, mês e ano, sem intervalos em branco nem entrelinhas, borraduras, rasuras, emendas e transportes para as margens.

O livro Diário tradicional pode ser substituído por fichas (contínuas, em forma de sanfona, soltas ou avulsas), escriturado por processo manual, mecanizado ou por processamento eletrônico de dados (computador)  No entanto, seja qual for o sistema de Escrituração adotado, a empresa deverá cumprir os requisitos intrínsecos, previstos na lei fiscal e comercial para o livro Diário.

LIVRO RAZÃO

O   livro Razão é um livro de grande utilidade para a contabilidade porque   registra o movimento individualizado de todas as Contas. A Escrituração do   livro Razão passou a ser obrigatória a partir de 1991 (art. 14 da Lei  nº 8.218 de 29/08/91).

O Razão é o livro mais importante para a Contabilidade, porque permite o controle do movimento de cada  Conta, separadamente. O primeiro passo para escriturar este livro é abrir uma página para cada conta usada na Escrituração do livro Diário.

Para escriturar o Razão, partimos do Diário. Pegamos em cada lançamento as Contas envolvidas e lançamos no débito ou no crédito, conforme essas contas estejam debitadas ou creditadas no Diário.

 LIVRO CONTA-CORRENTES

O   Contas-Correntes é um livro auxiliar do livro Razão. È usado para controlar a   movimentação das Contas que representam Direito e Obrigações

Para escriturá-lo, partimos também do livro Diário, e toda vez que registrarmos no Diário um Fato que envolva uma Conta pessoal (representativa de Direitos ou de Obrigação), devemos escriturar o referido Fato também no livro Contas-Correntes.

  LIVRO CAIXA

O   livro Caixa também é auxiliar. Nele são registrados todos os Fatos   Administrativos que envolvam entradas e saídas de dinheiro. 

Como “entrada”, ou “debito” de Caixa, são registrados todos os recebimentos em dinheiro ou cheques. São escriturados, inclusive, os cheques emitidos pela própria empresa para transferência de depósito, de um banco para outro.

Como  “saída”, ou “credito” de Caixa, são registrados todos os pagamentos, inclusive aqueles feitos com cheques emitidos pela própria empresa. São registrados, também, como saída, os depósitos (em dinheiro e cheques) feitos em Bancos.

O saldo do livro Caixa deve corresponder exatamente à existência física em poder do responsável pelo Caixa, e pode ser composto pelos seguintes valores:

a – dinheiro, em moeda corrente;

b – cheques recebidos e ainda não apresentados aos respectivos bancos para resgate ou depósito;

c – cheques emitidos pela própria empresa para pagamento de faturas, despesas, salários etc., ou para depósito em outro banco, ainda pendentes de conclusão da respectiva operação.