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Método de Escrituração é a forma de registro dos Fatos Administrativos, bem como dos Atos Administrativos relevantes.
São dois os Métodos de Escrituração conhecidos: Método das Partidas Simples e Método das Partidas Dobradas.
MÉTODO DAS PARTIDAS SIMPLES
Esse método consiste no registro de operações específicas envolvendo o controle de um só elemento. No livro Caixa, por exemplo, os eventos são registrados visando apenas ao controle do dinheiro (entradas e saídas), sem a preocupação de controlar outros elementos patrimoniais ou até mesmo de se evidenciar o lucro ou prejuízo decorrente das respectivas transações.
Esse método é deficiente e incompleto, pois não permite o controle global do Patrimônio. As entidades que utilizam apenas esse método de registro normalmente são aquelas que não visam ao lucro.
MÉTODO DAS PARTIDAS DOBRADAS
Esse método, que é de uso universal e foi divulgado no século XV (1494) na cidade de Veneza, na Itália, pelo frade franciscano Luca Pacioli, consiste no seguinte.
Não há devedor sem que haja credor e não há credor sem que haja devedor, sendo que a cada débito corresponde um crédito de igual valor.
Daí, em dado momento, ser a soma dos débitos igual à soma dos créditos. É esse princípio que determina a equação entre o ativo e o passivo do patrimônio. Os valores ativos representam sempre saldo devedor. e, os passivos, saldo credor, sendo a soma do ativo sempre igual à do passivo.
Por esse método, registramos todos os acontecimentos que se verificam no patrimônio, conhecendo-se, a qualquer momento, o valor da cada componente do patrimônio, suas variações e os resultados, positivos ou negativos da atividade econômica.
LANÇAMENTOS
Vimos que lançamentos é o registro de um fato contábil, e esse registro, pelo método das partidas dobradas, é feito em ordem cronológica e obedecendo a determinada disposição técnica. O método das partidas dobradas exige o aparecimento do devedor e do credor, aos quais se seguem o histórico do fato ocorrido e a importância em dinheiro. Daí os seguintes elementos essenciais do lançamento.
FÓRMULAS DE LANÇAMENTOS
Vimos que o lançamento deve sempre indicar o devedor e o credor, representados pelas contas. O mesmo lançamento pode , entretanto, apresentar mais de uma conta debitada e mais de uma conta creditada. Podemos usar, nestes casos, a expressão Diversos, que não é conta, mas apenas a indicação existência de mais de uma conta debitada ou creditada.
Daí a existência de quatro fórmulas de lançamentos no Diário, de acordo com o número de contas debitadas ou creditadas.
1ª FÓRMULA: quando aparece apenas uma conta debitada e uma creditada.
Exemplo: Compra de mercadorias a prazo
D MERCADORIAS
C FORNECEDORES
Alberto Azevedo
M/compra de mercadorias conforme s/nota 1.897 18.000
2ª FÓRMULA: quando aparece uma conta debitada e várias creditadas.
Exemplo: Compra de mercadorias, parte a vista e parte a prazo
D MERCADORIAS
Compra de mercadorias a J. Sampaio, nota nº 978 30.000
C CAIXA
M/pagamento a vista 12.000
C DUPLICATAS A PAGAR
M/ aceite para 3-4-20.. 18.000
3ª FÓRMULA: quando aparecem várias contas debitadas e apenas uma creditada.
Exemplo: Compra de mercadorias a vista e pagamento de duplicata
D MERCADORIAS
Compras a vista a J. Leite, nota nº 1.987 22.500
D DUPLICATAS A PAGAR
Pagamento da duplicata de J. Sampaio, vencida hoje 18.000
C CAIXA 40.500
4ª FÓRMULA: quando aparecem várias contas debitadas e creditadas.
Exemplo: Compra de diversos bens, parte a vista e parte a prazo
D MERCADORIAS
Compra do saldo de mercadorias pertencentes
à extinta firma Leão & Sousa Ltda. 80.000
D MÓVEIS E UTENSÍLIOS
Compra de móveis:
Máquinas de escrever e calcular 11.500
Prateleiras e balcões 12.000
Mesas e cadeiras 2.500 26.000 106.000
C CAIXA
Pago a vista 50.000
C DUPLICATAS A PAGAR
M/aceite de dupl. Para 31-8-20.. 56.000 106.000
Observação: A 4ª fórmula é pouco usada atualmente, e apenas utilizada em casos especiais, como o do exemplo anterior, que representa operação bastante incomum.
Todos esses lançamentos são feitos no livro Diário.
Mesmo sem termos ainda estudado a mecânica dos lançamentos, o que faremos a seguir, já se deve ter compreendido que a conta é debitada pela entrada, e creditada pela saída, de valor positivo (ativo) do patrimônio.
Os livros usados na escrituração podem variar de acordo com a necessidade de cada empresa. Todas elas entretanto, usualmente utilizam os seguintes livros: Diário, Razão, Caixa, Contas a Receber, Conta a pagar, além de outro livros auxiliares que variam em espécie e número, de acordo com as necessidades da empresa.